Artículos de Check lists
EjemploNivel intermedio20 minRevisado el
Inspección diaria de vehículos con un check list
Caso resuelto: una empresa de reparto arma una inspección de vehículo, la programa de lunes a sábado y revisa lo que responden sus conductores.
El caso
Una empresa de reparto con 3 camionetas quiere que cada conductor revise su vehículo antes de salir, de lunes a sábado, y que el jefe de flota apruebe cada inspección.
Reparto Sur tiene tres camionetas y tres conductores. El jefe de flota necesita saber cada mañana el kilometraje, el combustible y si hay daños, con foto cuando corresponda. Los datos son inventados; las pantallas, botones y campos son los reales del software.
Datos del caso#
| Dato | Valor |
|---|---|
| Conductores | Marcela Pino, Jorge Tapia y Luis Araya (usuarios de la cuenta) |
| Días | Lunes a sábado |
| Hora de envío | 07:30 |
| Plazo para llenar | 1 día |
| Revisor | Jefe de flota |
Paso 1: crear la plantilla#
En WeSyncro:Check ListsPlantillas
Abre el editor
Haz clic en Crear Plantilla y escribe el nombre Inspección diaria de vehículo.
Agrega los campos
En la pestaña Componentes, haz clic en cada componente para agregarlo y ajusta su etiqueta en el panel derecho.
| Etiqueta | Componente | Obligatorio | Ancho | Ajustes |
|---|---|---|---|---|
| Datos del vehículo | Sección / Título | Completo | ||
| Patente | Texto corto | Sí | 1/2 | Largo mínimo 6, nivel Error (bloquea) |
| Kilometraje | Número | Sí | 1/2 | Mínimo (valor) 0 |
| Nivel de combustible | Opción única | Sí | Completo | Opciones: Lleno, 3/4, 1/2, 1/4, Reserva |
| Estado general | Sección / Título | Completo | ||
| Luces funcionando | Opción única | Sí | 1/2 | Opciones: Sí, No |
| ¿Hay daños visibles? | Opción única | Sí | 1/2 | Opciones: Sí, No |
| Describe el daño | Texto largo | Sí | Completo | Condición: ¿Hay daños visibles? es igual a Sí |
| Foto del daño | Subir imagen | No | Completo | Condición: ¿Hay daños visibles? es igual a Sí |
| Firma del conductor | Firma | Sí | Completo |
Para la condición de Describe el daño, selecciona el campo, abre Lógica condicional, haz clic en Agregar condición y elige:
- Campo: ¿Hay daños visibles?
- Operador: es igual a
- Valor: Sí
Repite lo mismo en Foto del daño. Como el campo solo aparece cuando hay daños, marcarlo obligatorio no bloquea a quien respondió "No".
En Kilometraje agrega una segunda validación para detectar errores de digitación sin bloquear al conductor:
- Regla: Máximo (valor)
- Valor: 400000
- Nivel: Aviso (deja enviar)
- Mensaje: Revisa el kilometraje, parece muy alto
Prueba
Haz clic en Vista previa y responde "Sí" en daños: deben aparecer la descripción y la foto. Responde "No": deben desaparecer.
Guarda
Haz clic en Guardar cambios. El listado muestra la plantilla con 10 campos.
Paso 2: programar el envío#
En WeSyncro:Check ListsTareas de Envío
Haz clic en Nueva Tarea (Enviar Formulario) y completa:
| Campo | Valor |
|---|---|
| Nombre de la tarea | Inspección diaria flota |
| Plantilla de formulario | Inspección diaria de vehículo (10 campos) |
| Usuarios del sistema | Marcela Pino, Jorge Tapia, Luis Araya |
| Correos externos | (vacío) |
| Frecuencia de envío | Días de la semana |
| Días | Lun, Mar, Mié, Jue, Vie, Sáb |
| Hora de envío | 07:30 |
| Días de plazo para llenar | 1 |
El recuadro de resumen dirá: "Se enviará cada Lun, Mar, Mié, Jue, Vie, Sáb a las 07:30. Cada persona tendrá 1 día(s) de plazo, con un recordatorio diario mientras esté pendiente."
Haz clic en Crear y programar. Verás "Tarea programada: se enviará según la frecuencia configurada" y la tarea aparecerá con estado Active y la fecha del Próximo envío.
Paso 3: lo que hace cada conductor#
A las 07:30 cada conductor recibe el correo con el botón Completar formulario y una notificación push en su móvil. Abre el formulario, responde, firma en el recuadro Firma aquí y presiona Enviar respuestas.
Si Jorge anota un kilometraje de 4.500.000 por error, verá la advertencia "Revisa el kilometraje, parece muy alto" con el botón Enviar de todos modos. Puede corregir el número o enviarlo igual.
Paso 4: revisar las inspecciones#
En WeSyncro:Check ListsReportes Recibidos
Filtra por Formulario: Inspección diaria de vehículo y por Estado de revisión: Recibido. Abre cada reporte con Ver respuestas y revisar.
- La inspección de Marcela no tiene daños: haz clic en Aprobar.
- La de Luis indica daños pero la descripción dice solo "golpe". Escribe en observaciones "Falta indicar en qué parte del vehículo está el golpe y adjuntar la foto" y haz clic en Rechazar. Luis recibe el correo con tus observaciones y su enlace queda cerrado.
Resultado#
| Nombre de Tarea | Estado | Programación | Rondas | Completados | Destinatarios |
|---|---|---|---|---|---|
| Inspección diaria flota | Active | Lun, Mar, Mié, Jue, Vie, Sáb a las 07:30 | 6 | 17/18 (94%) | 3 |
Seis rondas por tres conductores son 18 formularios enviados. Uno quedó sin responder, por eso el llenado es 17 de 18.