Enviar un formulario con una tarea de envío

Envía una plantilla a usuarios o correos externos, una sola vez o de forma programada, con plazo y recordatorios automáticos.

Una tarea de envío toma una plantilla y la hace llegar a las personas que deben llenarla. Puede enviarse una sola vez o repetirse sola cada día, ciertos días de la semana o un día de cada mes. Cada envío se llama ronda y tiene su propio plazo y sus propias respuestas.

En WeSyncro:Check ListsTareas de Envío

Antes de empezar#

Necesitas al menos una plantilla creada. Revisa crear una plantilla de formulario.
Ten a mano los correos de las personas externas, o confirma que los usuarios internos ya existen en tu cuenta.

Pasos#

Abre el formulario de envío
Haz clic en Nueva Tarea (Enviar Formulario). Se abre la ventana Enviar formulario.
Elige nombre y plantilla
Completa Nombre de la tarea y selecciona la Plantilla de formulario. Ambos son obligatorios.
Agrega los destinatarios
Puedes combinar los dos tipos:
- Usuarios del sistema: búscalos por nombre o correo. Reciben el correo y, además, una notificación push en el móvil.
- Correos externos: escribe las direcciones separadas por coma o salto de línea. Reciben el enlace público por correo.
Define la frecuencia
En Frecuencia de envío elige una opción y completa lo que te pida.
Define el plazo
En Días de plazo para llenar indica cuántos días tendrá cada persona. El valor inicial es 5. Con 0 no hay plazo ni recordatorios.
Crea la tarea
El recuadro azul resume cuándo se enviará. Si está correcto, haz clic en Crear y enviar (envío único) o en Crear y programar (envío recurrente).

Opciones de frecuencia#

Opción	Qué pide	Cuándo se envía
Una única vez (ahora)	Nada más	Al crear la tarea.
Todos los días	Hora de envío	Cada día a esa hora.
Días de la semana	Los días (Lun a Dom) y Hora de envío	Cada día marcado, a esa hora.
Un día de cada mes	Día del mes y Hora de envío	Ese día de cada mes. Si el mes es más corto, por ejemplo día 31 en febrero, se envía el último día del mes.

La hora de envío inicial es 09:00.

Qué recibe cada persona#

Un correo con el asunto "Formulario por completar:" seguido del nombre de la plantilla y el botón Completar formulario. El enlace es personal: cada destinatario tiene el suyo.
Si definiste plazo, el correo indica la fecha límite. El plazo vence al final del último día, no a la hora exacta del envío.
Mientras el formulario siga pendiente y tenga plazo, la persona recibe como máximo un recordatorio al día, enviado entre las 8:00 y las 21:00. Después de vencido el plazo los recordatorios siguen con el asunto "Formulario vencido:" y se detienen a los 7 días de atraso.
El avance se guarda solo. La persona puede cerrar el formulario y retomarlo con el mismo enlace.
Al enviar sus respuestas recibe un correo de comprobante con el asunto "Respuestas recibidas:".

Un formulario enviado después del plazo se acepta igual, pero queda marcado como Fuera de plazo.

Seguir una tarea#

La tabla Tareas de Envío muestra una fila por tarea.

Columna	Qué indica
Estado	`Draft` (creada sin activar), `Active` (enviada o programada) o `Cancelled` (cancelada).
Programación	La frecuencia, por ejemplo "Diaria a las 09:00" o "Única vez" con la fecha.
Próximo envío	Fecha y hora de la próxima ronda. En un envío único queda con una raya.
Rondas	Cuántos envíos se han generado.
Completados	Respondidos sobre enviados, con su porcentaje.
Destinatarios	Número de personas de la tarea.

En Acciones tienes dos botones:

Enviar ahora genera una ronda nueva en el momento, sin esperar la programación. Muestra "Ronda enviada" con la cantidad de correos.
Cancelar detiene los envíos futuros. Muestra "Tarea cancelada: no habrá más envíos". Las rondas ya enviadas siguen aceptando respuestas.

Problemas frecuentes#

"Completa el nombre y la plantilla"#

Falta alguno de los dos campos obligatorios.

"Agrega al menos un usuario o un correo válido"#

No hay destinatarios, o los correos externos están mal escritos. Las direcciones sin formato de correo se descartan sin avisar: revisa que cada una tenga arroba y dominio.

"Elige al menos un día de la semana"#

Elegiste Días de la semana y desmarcaste todos los días.

"La tarea quedó creada pero no se pudo activar"#

La tarea se guardó en estado Draft pero no se envió. Búscala en la tabla y usa Enviar ahora.