Qué es una nota de venta y cuáles son sus estados

Cómo funciona una nota de venta, qué significa cada estado desde borrador hasta facturado y qué puedes hacer en cada uno.

Una nota de venta es el documento comercial con que se sigue un negocio antes de facturarlo: parte como borrador, se convierte en cotización, pasa a venta confirmada y termina facturada. No es un documento tributario: no usa folios ni se envía al SII. Los documentos tributarios se emiten a partir de ella.

La pantalla Notas de Venta lista todas, en cualquier estado.

En WeSyncro:VentasNotas de venta

Listado de notas de venta con las columnas número, Cliente, Vendedor, Lista precio, Estado, Fecha y Total; en Estado se ven Venta, Cotización, Borrador y Facturado — La columna Estado muestra en qué etapa está cada nota. Los datos reales aparecen desenfocados.

De dónde vienen las notas de venta#

Las que creas en el módulo Ventas con el botón Nuevo.
Las cotizaciones emitidas en el POS: al elegir Cotización como tipo de documento, se crea aquí una nota de venta que entra directamente en estado Cotización.

El menú Oportunidades del CRM abre este mismo listado.

Los cuatro estados#

Estado	Qué significa	Cómo se llega
Borrador	El documento se está armando. Todavía no se le ha presentado al cliente.	Al guardar una nota nueva.
Cotización	La propuesta está lista para el cliente.	Con el botón Confirmar cotización, o al emitir una cotización desde el POS.
Venta	El cliente aceptó. En los filtros aparece como Venta Confirmada.	Con el botón Confirmar venta.
Facturado	Ya se emitió un documento tributario desde la nota.	Automáticamente, al emitir una boleta, factura o guía con Emitir DTE.

Dentro de cada nota, la columna Resumen muestra los cuatro pasos con la fecha y el usuario que la llevó a cada estado.

Qué puedes hacer en cada estado#

Acción	Borrador	Cotización	Venta	Facturado
Editar y Guardar	Sí	Sí	Sí	Sí
Confirmar cotización	Sí	No	No	No
Confirmar venta	No	Sí	No	No
Emitir DTE	No	Sí	Sí	Sí
Enviar por correo	No	Sí	Sí	Sí
Crear pedido a logística	No	No	Sí	Sí
PDF	Sí	Sí	Sí	Sí

Los botones de confirmar y el de PDF aparecen una vez que la nota fue guardada por primera vez.

Una nota facturada conserva el botón Emitir DTE porque de una misma venta pueden salir varios documentos, por ejemplo la factura y la guía de despacho. Lo que no se puede repetir es el mismo tipo: el que ya emitiste aparece en el menú marcado como (Emitida).

El listado#

Cada fila muestra el número, Cliente, Vendedor, Lista Precio, Estado, Fecha y Total. Haz clic en una fila para abrirla.

Herramienta	Para qué sirve
Buscar por número o referencia	Busca por el número de la nota o por la referencia del cliente.
Filtros	Por fechas, producto, cliente, estado y vendedor. También por los campos personalizados de tipo selector.
Reporte Excel	Descarga las notas que calzan con los filtros.
Actualizar	Vuelve a consultar el listado.
Configuración y Ver panel	Accesos a la configuración de ventas y al panel.

En la columna Acciones, el menú de cada fila tiene tres opciones:

Ver rápido: muestra los productos y el total sin salir del listado.
Clonar: crea una copia como borrador.
Eliminar: borra la nota, previa confirmación.

Qué copia Clonar#

La copia es un borrador nuevo con las mismas líneas y el mismo contenido. No hereda el número, el estado, el historial de estados ni las fechas del original. Tampoco copia los documentos tributarios ni los pedidos relacionados.