Crear un flujo de automatización

Un flujo de automatización le indica al sistema qué hacer por su cuenta cuando ocurre algo: enviar un correo cuando se crea una orden, generar una actividad cuando cambia un estado, mandar la boleta por email apenas se emite. Así tu equipo deja de repetir a mano las mismas tareas.

La pantalla se llama Automatizaciones y trabaja en dos niveles. El flujo es un contenedor con nombre. Dentro agregas uno o más procesos, y cada proceso tiene un disparador y sus acciones.

En WeSyncro:ConfiguraciónFlujos Automatización

También llegas desde el menú de usuario, con la opción Automatizar.

Antes de empezar#

• Define qué evento debe iniciar la automatización y qué quieres que pase. La lista completa está en disparadores y acciones.
• Si vas a usar estados, tipos de actividad, bodegas o plantillas de WhatsApp, deben existir de antemano: en el flujo solo se eligen.

Paso 1: crear el flujo#

1. Abre el formulario

   Al entrar ves, a la derecha, el panel con el título "Agrupa las automatizaciones en este flujo". Si estabas viendo otro flujo, haz clic en el ícono de signo más junto al título Automatizaciones.

2. Ponle nombre

   Escribe el nombre en Nombre. Mientras esté vacío, el botón Añadir proceso permanece deshabilitado.

Paso 2: añadir un proceso#

1. Abre el editor

   Presiona Añadir proceso. Se abre una ventana grande con un lienzo a la izquierda y un panel de configuración a la derecha.

2. Nombra el proceso

   En la esquina superior izquierda del lienzo, escribe el nombre en la casilla "Nombre de la automatización...".

3. Configura el disparador

   Haz clic en la tarjeta Disparador del lienzo. En el panel derecho, bajo "¿Cuándo debe iniciar este flujo?", elige el evento. Algunos disparadores muestran además un filtro opcional.

4. Añade una acción

   Pasa el mouse sobre la tarjeta Disparador. En su borde inferior aparece un botón con un signo más: haz clic y elige una acción del menú Añadir acción. La acción se dibuja bajo el disparador y queda seleccionada.

5. Configura la acción

   En el panel derecho, bajo "Qué debe pasar?", confirma el tipo de acción y completa sus campos. El indicador superior pasa de "Configurando..." a "Acción Lista" cuando llega a 100%.

6. Activa el proceso

   Presiona Activar, al pie del panel derecho. Aparece "Guardado exitosamente", la ventana se cierra y el proceso se suma al flujo.

Puedes repetir el paso de añadir acción para que un mismo disparador ejecute varias.

Paso 3: guardar el flujo#

Al activar un proceso, el flujo se guarda automáticamente y aparece "Realizado exitosamente". No necesitas presionar nada más.

• Si el flujo era nuevo: se crea en ese momento, aparece en la lista de la izquierda y el panel derecho vuelve a quedar en blanco, listo para crear otro flujo. Para seguir trabajando en el que acabas de crear, haz clic sobre él en la lista.
• Si el flujo ya existía: el proceso se suma al panel como una tarjeta con un ícono de rayo. Varios procesos se muestran uno bajo otro, unidos por una línea.

El botón verde del pie dice Crear en un flujo nuevo y Actualizar en uno ya guardado. Úsalo cuando cambies el nombre del flujo o quites un proceso.

Condicionar una acción#

Una acción puede ejecutarse solo en ciertos casos.

1. Selecciona la acción

   En el lienzo, haz clic en la tarjeta de la acción.

2. Agrega la condición

   En el panel derecho presiona Condición. El panel pasa a Condición / Filtro, con el texto "Esta acción solo se ejecutará si se cumplen las siguientes condiciones".

3. Elige los valores

   Completa los filtros que ofrece el disparador. En el lienzo aparece una tarjeta Filtro entre el disparador y la acción.

Para quitarla, selecciona la tarjeta Filtro y presiona Quitar Filtro.

Editar o eliminar#

• Editar un proceso: haz clic en su nombre dentro del flujo. Se abre el mismo editor. Al presionar Guardar aparece "Guardado exitosamente", pero la ventana no se cierra sola: ciérrala haciendo clic fuera de ella.
• Quitar un proceso: usa el ícono de basurero de su tarjeta, confirma y luego presiona Actualizar.
• Eliminar una acción: selecciónala en el lienzo y presiona Eliminar en el panel derecho.
• Eliminar el flujo completo: usa el enlace rojo Eliminar, sobre el título del panel.

Problemas frecuentes#

"El nombre es requerido"#

Presionaste Activar sin escribir el nombre del proceso en la casilla del lienzo.

"Faltan campos: Nombre"#

Intentaste guardar el flujo sin nombre.

"No hay filtros disponibles para este disparador."#

El disparador elegido no admite condiciones por acción.