Asociar una factura recibida a su orden de compra

Cuando el proveedor factura contra una orden que ya existe, compárala línea por línea y asóciala sin duplicar la compra.

Si le enviaste una orden de compra a tu proveedor y él indica el número de esa orden en su factura electrónica, WeSyncro lo detecta. En ese caso no conviene convertir el documento, porque se crearía una segunda orden por la misma mercadería. Lo correcto es asociar la factura a la orden que ya existe.

Antes de asociar, puedes comparar lo que pediste con lo que te facturaron y decidir si la orden se queda como está o se ajusta a la factura.

En WeSyncro:ComprasDocumentos recibidos

Cómo detecta WeSyncro la orden#

El proveedor declara la orden de compra como una referencia dentro del XML de su factura. WeSyncro toma el número de esa referencia y busca una orden tuya con ese número. Al abrir el documento, bajo los montos, aparece uno de estos avisos:

Aviso	Qué significa
"El proveedor factura contra la orden de compra #58 ... que existe en el sistema."	La orden existe. Aparece el botón Comparar y asociar
"Pero esa orden es de otro proveedor, así que el número coincide por casualidad: no son el mismo pedido."	Hay una orden con ese número, pero de otro proveedor. No se ofrece asociar
"El proveedor factura contra la orden de compra ..., que no existe en el sistema."	No hay ninguna orden con ese número

Si no aparece ningún aviso, la factura no declara una orden de compra.

Pasos#

Abre la comparación
En el documento presiona Comparar y asociar. Se abre una ventana titulada con el folio de la factura y el número de la orden, y la leyenda "Lo que se pidió, contra lo que el proveedor terminó facturando."
Lee los totales
Arriba hay tres cifras: Facturado, Pedido y Diferencia. La diferencia va con signo: positiva si te facturaron más de lo pedido, negativa si te facturaron menos.
Revisa línea por línea
La tabla empareja los productos por tu maestro, no por el orden en que aparecen. En Cantidad, P. unitario y Subtotal se muestra lo facturado, y debajo, tachado, lo pedido cuando son distintos.
Elige cómo asociar
Tienes dos salidas, descritas en la sección siguiente: Asociar sin modificar la orden o Ajustar la orden a la factura.

La columna Al ajustar#

Indica qué le pasaría a cada línea de la orden si eliges ajustar.

Etiqueta	Situación	Efecto del ajuste
Sin cambios	Lo facturado coincide con lo que se pidió	Ninguno
Cambia	El proveedor facturó una cantidad o un precio distinto del pedido	La línea toma la cantidad y el precio de la factura
Se agrega	Viene en la factura y no estaba en la orden	Se agrega a la orden
Se elimina	Se pidió y la factura no lo trae	Se elimina de la orden, y eso no se deshace

Las dos formas de asociar#

Asociar sin modificar la orden#

La orden conserva lo que pediste y la factura queda enlazada a ella. Elige esta opción cuando la diferencia es información que quieres mantener, por ejemplo si falta mercadería que el proveedor enviará después.

Si la factura coincide con la orden línea por línea, verás "La factura coincide con la orden línea por línea. Sólo queda asociarlas." y el botón se llama simplemente Asociar.

Ajustar la orden a la factura#

La orden queda igual a la factura: se actualizan cantidades y precios, se agregan las líneas nuevas, se eliminan las que no se facturaron y se recalculan los totales.

Al presionar Ajustar la orden a la factura aparece una segunda confirmación con el resumen exacto, por ejemplo "2 líneas se actualizan, 1 se elimina". Para continuar presiona Sí, ajustar la orden y asociar. Con Volver regresas sin cambiar nada.

Qué pasa después#

El documento pasa a Convertido y queda enlazado a la orden.
No se crea ninguna orden nueva.
No se registra una cuenta por pagar desde el documento: la deuda la genera la orden de compra.
Verás "Documento asociado a la compra #58, sin modificarla", o "Asociada a la compra #58 y ajustada" con el número de líneas actualizadas, agregadas y eliminadas.

Problemas frecuentes#

"La orden referenciada es de otro proveedor: el número coincide por casualidad"#

El número de orden de la factura existe en tu sistema, pero pertenece a otro proveedor. Si es un error del proveedor al escribir la referencia, trata el documento como una factura sin orden y conviértelo.

"La factura no referencia ninguna orden de compra"#

El XML no trae una referencia a orden de compra. No se puede asociar; conviértelo normalmente.

La comparación muestra productos como Se agrega y Se elimina que son el mismo#

Las líneas se emparejan por el producto de tu maestro. Si en la factura una línea quedó asociada a un producto distinto del que usaste en la orden, aparecen como dos productos. En ese caso no ajustes: el ajuste eliminaría una línea y agregaría la otra. Asocia sin modificar la orden.

Para evitarlo, antes de comparar asocia las líneas pendientes en Detalle del documento con los mismos productos de la orden.