Recibir las facturas de tus proveedores en Documentos recibidos

Documentos recibidos es el buzón de las facturas electrónicas que te emiten tus proveedores. Cada documento llega con su XML, WeSyncro lo lee, cruza sus productos con tu maestro y lo deja listo para que lo revises y lo conviertas en una orden de compra.

Mientras un documento está pendiente no afecta inventario ni contabilidad: es solo un buzón.

En WeSyncro:ComprasDocumentos recibidos

Ampliar

Configurar la recepción por correo#

Cada empresa tiene una casilla exclusiva. Está siempre visible en el aviso sobre la bandeja ("Tu casilla para recibir documentos es"), con el botón Copiar.

1. Copia tu casilla

   Presiona Configurar casilla. En Recepción de documentos por correo verás Tu casilla exclusiva y el botón Copiar.

2. Crea un reenvío en tu correo

   En la casilla donde hoy recibes las facturas de tus proveedores, crea una regla que reenvíe una copia a tu casilla exclusiva. No tienes que cambiar la dirección que ya les diste a tus proveedores: sigues recibiendo el correo igual, y WeSyncro recibe la copia.

   En Gmail está en Configuración, Reenvío y correo POP/IMAP, Añadir dirección de reenvío. En Outlook, en Configuración, Correo, Reenvío.

3. Espera el primer documento

   De cada correo se toman los archivos .xml adjuntos. Los correos sin XML se ignoran, así que no importa si el reenvío trae también publicidad u otros mensajes.

Cargar un XML a mano#

Si un proveedor te manda el XML por otra vía, presiona Cargar XML y selecciona el archivo. Verás "1 documento cargado", o "ya estaba registrado" si el documento se había recibido antes.

Leer la bandeja#

Pestañas#

Cada pestaña muestra entre paréntesis cuántos documentos tiene.

Columnas#

DocumentoTexto

Tipo de documento y folio. Los tipos son Factura afecta, Factura exenta, Boleta, Guía de despacho, Nota de débito y Nota de crédito.

ProveedorTexto

Razón social y RUT del emisor.

RecibidoFecha

Fecha en que entró al buzón, con la etiqueta Correo o Manual según cómo llegó.

Plazo SIIInsignia

Cuánto queda para reclamar la factura ante el SII. Se explica en plazo del SII y reclamo de facturas.

ProductosContador

Líneas asociadas a tu maestro sobre el total, por ejemplo 3/5. En naranja si falta alguna por asociar, en verde si están todas.

TotalMonto

Total del documento.

EstadoEtiqueta

Estado del documento en tu bandeja. Al hacer clic abre el recorrido.

El ícono del ojo al final de cada fila (Revisar) abre el documento completo.

El recorrido de un documento#

Al hacer clic en la etiqueta de Estado se abre una ventana con los pasos del documento:

• Recibido, con la fecha y si llegó por correo o por carga manual.
• Revisado, con cuántos productos faltan por asociar.
• Convertido en compra, con la fecha de conversión.

Un documento descartado muestra un recorrido más corto, de Recibido a Descartado, con el motivo que se escribió. Desde esa ventana, Revisar documento abre el detalle.

Botones de la bandeja#

Qué sigue#

Con el documento en la bandeja, el siguiente paso es revisarlo y convertirlo en una compra. Si el proveedor facturó contra una orden de compra que ya tenías, mejor asócialo a esa orden.

Problemas frecuentes#

"Todavía no llega ningún documento"#

La bandeja está vacía. Revisa que el reenvío de tu correo esté activo y apunte a tu casilla exacta, y que el proveedor adjunte el XML de la factura, no solo el PDF.

El correo llegó pero el documento no aparece#

Solo se procesan los adjuntos .xml. Pide el XML al proveedor y súbelo con Cargar XML.

"No se pudo cargar el archivo"#

Falló la subida. Verifica que el archivo sea el XML de un documento tributario y vuelve a intentar.