Revisar un documento recibido y convertirlo en compra

Una factura que llega a Documentos recibidos es lo que el proveedor dice haber vendido. Convertirla significa aceptarla como una compra tuya: se crea una orden de compra confirmada con esos productos y montos y, si lo decides, su cuenta por pagar en Tesorería.

Antes de convertir hay que resolver una cosa: que cada línea de la factura corresponda a un producto de tu maestro.

En WeSyncro:ComprasDocumentos recibidos

Cómo es la ventana del documento#

Abre el documento con el ícono del ojo (Revisar). La ventana se divide en dos:

• A la izquierda, el documento: los montos Neto, Exento, IVA y Total, el recorrido, la tarjeta Registro del SII, la tabla Detalle del documento y la sección Tesorería.
• A la derecha, el proveedor: su razón social y RUT, y si tiene historial contigo, Deuda vigente, Últimos pagos, Últimas compras y Comportamiento de pago. Si el RUT no está en tus proveedores, verás "no está en tu maestro".

Pasos#

1. Revisa qué productos coinciden

   Al llegar, cada línea se busca en tus productos por código y por código de barras, usando el código que escribió el proveedor. En Detalle del documento, la columna Producto en tu maestro muestra el código de tu producto en verde cuando hubo coincidencia, o un buscador cuando no.

   Si faltan, un aviso naranja indica cuántos productos no coinciden con tu maestro.

2. Asocia los que faltan

   En cada línea sin coincidencia, usa Buscar y asociar… para elegir el producto de tu maestro. Verás "Producto asociado" y la línea queda resuelta.

   Si el producto no existe todavía, créalo en Compras > Productos con el mismo código que usa el proveedor y luego presiona Revalidar: se vuelven a cruzar todas las líneas.

3. Decide qué hacer con la deuda

   En Tesorería, la casilla Generar cuenta por pagar viene marcada: la factura quedará en lo que hay que pagarle al proveedor. Desmárcala si no quieres registrar la deuda ahora.

   Si ya pagaste, marca Ya está pagada y completa Fecha del pago, Método, N° de referencia y La plata sale de, donde eliges una cuenta bancaria o la caja.

4. Convierte

   Cuando todos los productos están asociados aparece "Todos los productos están asociados. Puedes convertir este documento en una orden de compra confirmada." Presiona Convertir en compra confirmada. Si marcaste el pago, el botón dice Convertir en compra pagada.

Qué pasa después#

• Se crea una orden de compra en estado Confirmada, a nombre del proveedor de la factura. Verás un mensaje como "Compra #58 creada y confirmada con 3 líneas".
• La orden usa como Referencia Proveedor el tipo y folio del documento, y como fecha de confirmación la fecha de emisión de la factura.
• En la orden, cada línea lleva el nombre de tu producto, con la cantidad y el precio unitario que cobró el proveedor.
• El documento pasa a la pestaña Convertido y ya no se puede descartar.
• Según lo que elegiste en Tesorería, verás "Cuenta por pagar registrada y saldada", o un aviso si la deuda se registró pero el pago no.

Cuándo no aparece la sección Tesorería#

En lugar de las casillas puedes ver uno de estos avisos:

Antes de convertir, revisa si ya existe una orden#

Si bajo los montos aparece el aviso "El proveedor factura contra la orden de compra", no conviertas todavía. Convertir crearía una segunda orden por la misma mercadería. Usa Comparar y asociar, explicado en asociar una factura a su orden de compra.

Preguntas frecuentes#