Cuadrar la factura del proveedor con la orden de compra

Este caso continúa el de comprar a un proveedor y recibir la mercadería. Ferretería El Roble envió la orden de compra 58 a Comercial Andes Herramientas SpA y recibió el camión con 10 pares de guantes menos. Dos días después, la factura llega a la casilla de Documentos recibidos.

Los datos son ilustrativos; las pantallas, botones y mensajes son los del software.

Datos del caso#

Código	Producto	Pedido en la orden 58	Facturado en la factura 20417
TAL-650	Taladro percutor 650 W	10 a $32.900	10 a $32.900
BRO-SET13	Set de brocas 13 piezas	30 a $6.490	30 a $6.690
GUA-NIT-L	Guantes de nitrilo talla L	50 a $1.290	40 a $1.290

Documento	Neto	IVA	Total
Orden de compra 58	$588.200	$111.758	$699.958
Factura afecta N° 20417	$581.300	$110.447	$691.747

El proveedor declaró la orden 58 como referencia en su factura electrónica.

Parte 1: revisar el documento#

1. Encontrar la factura en la bandeja

   Rodrigo entra a Compras > Documentos recibidos. En la pestaña Pendiente ve la fila "Factura afecta N° 20417" de Comercial Andes Herramientas SpA, con la etiqueta Correo, la columna Productos en 2/3 y un total de $691.747.

2. Abrir el documento

   Presiona el ícono del ojo. Bajo los montos lee: "El proveedor factura contra la orden de compra #58 por $699.958, que existe en el sistema."

3. Asociar el producto que falta

   Un aviso indica "1 producto no coincide con tu maestro". Es la línea de los guantes: el proveedor usa el código AH-GN-L. Rodrigo escribe "guantes" en Buscar y asociar…, elige GUA-NIT-L y ve "Producto asociado".

4. Consultar el plazo

   En la tarjeta Registro del SII presiona Consultar al SII. La tarjeta muestra que el SII recibió la factura el 16 de octubre y la insignia indica "Quedan 6 días".

Parte 2: comparar con la orden#

Rodrigo presiona Comparar y asociar. Se abre la ventana "Factura N° 20417 contra la orden de compra #58".

Facturado	Pedido	Diferencia
$581.300	$588.200	−$6.900

Los totales de esta ventana son la suma de los subtotales de las líneas, sin impuesto.

Producto	Cantidad	P. unitario	Subtotal	Diferencia	Al ajustar
Taladro percutor 650 W	10	$32.900	$329.000	—	Sin cambios
Set de brocas 13 piezas	30	$6.690 (pedido: $6.490)	$200.700 (pedido: $194.700)	+$6.000	Cambia
Guantes de nitrilo talla L	40 (pedido: 50)	$1.290	$51.600 (pedido: $64.500)	−$12.900	Cambia

En pantalla, el valor pedido aparece tachado bajo el facturado. La tabla le muestra a Rodrigo dos cosas distintas:

• Los guantes se explican solos: llegaron 40 y se facturaron 40.
• Las brocas subieron $200 por unidad sin aviso. Son $6.000 netos más de lo acordado.

Parte 3: decidir#

Rodrigo tiene dos botones.

Lo que eligió: Asociar sin modificar la orden#

La orden 58 es su respaldo de que el precio acordado era $6.490, y quiere conservarla así para pedir una nota de crédito por la diferencia. Presiona Asociar sin modificar la orden.

Aparece el mensaje "Documento asociado a la compra #58, sin modificarla".

La alternativa: Ajustar la orden a la factura#

Si hubiera aceptado el nuevo precio, habría presionado Ajustar la orden a la factura. Antes de aplicar, la ventana muestra la segunda confirmación: "2 líneas se actualizan. La orden va a quedar igual a la factura. Esto no se deshace."

Con Sí, ajustar la orden y asociar, la orden 58 habría quedado así:

Código	Cantidad	Precio unit.	Importe
TAL-650	10	$32.900	$329.000
BRO-SET13	30	$6.690	$200.700
GUA-NIT-L	40	$1.290	$51.600

Neto	IVA 19%	Total
$581.300	$110.447	$691.747

Resultado#

• La factura 20417 pasó a la pestaña Convertido. Su recorrido muestra los tres pasos cumplidos.
• La orden 58 sigue igual que cuando se envió al proveedor.
• No se creó ninguna orden nueva ni una cuenta por pagar desde el documento.

Qué habría pasado al convertir#

Si Rodrigo hubiera ignorado el aviso y presionado Convertir en compra confirmada, WeSyncro habría creado una segunda orden de compra por $691.747 para la misma mercadería, además de la orden 58.