Cómo fluye un pago: de recibido a conciliado

Los cuatro pasos por los que pasa la plata de un cliente en Tesorería y los estados que vas a ver en cada pantalla.

En Tesorería, registrar el pago de un cliente no rebaja su deuda de inmediato. La plata recorre cuatro pasos y solo en el último bajan los saldos de las facturas. Está pensado así para que una persona arme el trabajo y otra lo revise antes de dar una factura por cobrada.

Si alguna vez te preguntaste por qué un pago aparece como Acreditado pero la factura sigue debiendo lo mismo, la respuesta está acá.

Los cuatro pasos#

Paso	Dónde se hace	Qué cambia
1. Registrar el pago	Pagos recibidos, botón Registrar pago	Nace el pago con todo su monto como saldo sin repartir
2. Acreditar	Detalle del pago, pestaña Repartir el saldo	Baja el saldo del pago. El saldo de las facturas todavía no
3. Respaldar con el banco	Detalle del pago, pestaña Respaldo del banco	Se crea una operación pendiente y baja lo que al abono de la cartola le queda Por explicar
4. Aprobar	Aprobaciones	Bajan los saldos de las facturas y el pago queda confirmado

Conciliar, en este flujo, es el resultado de los pasos 3 y 4: aprobar acreditaciones contra un abono de la cartola. Cuando un abono queda explicado por completo con operaciones aprobadas, el movimiento pasa solo a Conciliado.

Los dos estados de un pago recibido#

Cada pago lleva dos estados independientes, porque responden preguntas distintas.

Acreditación dice cuánto del pago se repartió entre facturas. Se deduce del saldo:

Sin acreditar: no se ha repartido nada.
Parcial: se repartió una parte y queda saldo.
Acreditado: se repartió todo el monto.

Confirmación dice si el banco respaldó que la plata llegó:

Sin confirmar: ninguna operación aprobada lo ata todavía a un movimiento de la cartola.
Confirmado: al menos una operación aprobada lo ató a un movimiento real. Basta una, aunque al pago le quede saldo.

Por eso un pago puede estar Acreditado y Sin confirmar a la vez: ya se repartió, pero nadie ha verificado contra el banco que el dinero exista.

Los estados de una acreditación#

Una acreditación es cada monto de un pago imputado a una factura.

Pendiente: está suelta. Se puede eliminar y el monto vuelve al saldo del pago.
En revisión: forma parte de una operación que espera aprobación. No se puede tocar hasta resolver la operación.
Aprobada: ya rebajó el saldo de la factura. Solo se devuelve revirtiendo la operación completa.
Anulada: se deshizo. En algunas pantallas aparece como Deshecha.

Los estados de una operación#

Una operación agrupa acreditaciones contra un abono de la cartola.

Pendiente: espera que alguien la revise.
Aprobada: bajó los saldos de las facturas.
Denegada: se rechazó antes de tocar nada. Las acreditaciones vuelven a quedar sueltas.
Revertida: estaba aprobada y se deshizo. Las facturas recuperan su saldo y los montos vuelven al pago.

Los estados de un movimiento de cartola#

Pendiente: nadie lo ha cruzado.
Conciliado: está cruzado con un cobro o un pago, o quedó explicado por completo con acreditaciones aprobadas.
Ignorado: no corresponde conciliarlo, por ejemplo una comisión bancaria.

Por qué la factura no baja al acreditar#

Acreditar es una decisión interna y reversible. Aprobar es afirmar que la factura se cobró: aparece en el estado de cuenta del cliente y detiene su cobranza.

Mientras una acreditación espera, la factura conserva su Saldo, pero en la pantalla de reparto verás una columna Disponible, que es el saldo menos lo ya acreditado y todavía no aprobado. Así la misma factura no se puede repartir dos veces.

Qué se puede deshacer en cada paso#

Un pago recibido se puede anular solo si no tiene acreditaciones vigentes.
Una acreditación Pendiente se elimina desde el pago o desde Acreditaciones.
Una operación Pendiente se puede deshacer o denegar desde Aprobaciones.
Una operación Aprobada se revierte desde Aprobaciones, indicando el motivo.